Cách Sắp Xếp Hồ Sơ Văn Phòng Hiệu Quả Và Tiết Kiệm Thời Gian

Sắp xếp hồ sơ văn phòng là một việc đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng. Nhiều người vẫn coi nhẹ việc sắp xếp hồ sơ văn phòng, cho đến khi cần tìm một bộ hồ sơ nào đó mà phải bới tung tất cả lên để tìm. Có thể bạn đã biết cách sắp xếp hồ sơ văn phòng, nhưng lại chưa biết làm thế nào cho hiệu quả. Nội Thất The One sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin bạn cần nắm trước khi bắt tay vào việc sắp xếp hồ sơ.

1. Tại sao việc sắp xếp hồ sơ văn phòng quan trọng

Công tác sắp xếp tài liệu hồ sơ đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Vì vậy, cách sắp xếp hồ sơ văn phòng đóng vai trò rất quan trọng:

• Giúp đảm bảo nguồn thông tin và cung cấp những dữ liệu đáng tin cậy.
• Góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng.
• Giúp dễ dàng xây dựng các kế hoạch khoa học, đầy đủ và chính xác nhất.
• Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công tác văn phòng.
• Quản lý tài liệu tốt sẽ giúp thúc đẩy tiến trình xử lý công việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả.

>>>Xem thêm: Những mẫu tủ hồ sơ The One giá rẻ, chất lượng 

2. Các bước cơ bản để sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả

Tùy theo mô hình và phương thức hoạt động mà doanh nghiệp của bạn có thể thiết lập quy trình sắp xếp hồ sơ khác nhau. Dưới đây là cách sắp xếp hồ sơ văn phòng cơ bản và dễ thực hiện nhất.

Bước 1: Lựa chọn cách lưu trữ hồ sơ văn phòng

Tuỳ vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà bạn sẽ có cách lưu trữ hồ sơ khác nhau. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng phổ biến nhất sẽ được phân chia như sau:

• Dùng kẹp file, bìa còng để bảo vệ tài liệu.
• Dùng tủ treo tường nếu như văn phòng diện tích hẹp.
• Vị trí trong cùng dành cho thùng và hồ sơ ít sử dụng đến.
• Các hồ sơ thường xuyên sử dụng nên để ở chỗ dễ dàng tìm kiếm.
• Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt.

Bước 2: Phân loại hồ sơ

Có nhiều cách để phân loại hồ sơ văn phòng khác nhau. Đây cũng là một yếu tố bạn cần lưu ý khi tìm hiểu cách sắp xếp hồ sơ văn phòng. Một số tiêu chí để phân loại hồ sơ văn phòng thường được áp dụng như sau:

• Phân chia theo dự án: Các dự án có liên quan sẽ được sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí.
• Phân chia theo chủ đề: Các loại tài liệu cùng loại nên được lưu trữ cùng nhau. Việc phân chia theo chủ đề sẽ giúp bạn thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm.
• Phân chia theo thời kỳ: Ví dụ như phân chia theo 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,…

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ văn phòng

Bạn cũng cần phải lựa chọn cách sắp xếp hồ sơ văn phòng sao cho phù hợp để dễ tìm nhất. Thường thì sau bước phân loại là sẽ đến bước sắp xếp hồ sơ. Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo:

• Sắp xếp theo thời gian.
• Sắp xếp hồ sơ văn phòng theo thứ tự bảng chữ cái.
• Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Đã giải quyết xong, đang xử lý, chờ phản hồi,…

Bước 4: Lập danh mục hồ sơ

Bạn nên tạo danh mục cụ thể cho từng loại hồ sơ, rồi sau đó đưa vào máy tính. Việc tra cứu và sử dụng hồ sơ về sau này có được thuận tiện và nhanh chóng hay không đều phụ thuộc lớn vào phần tạo danh mục. Danh mục hồ sơ cũng cần được cập nhật thường xuyên theo số lượng những tài liệu phát sinh.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Bạn có thể lưu trữ hồ sơ ở một vị trí nhất định và tạo thêm cho mình một bản mềm để dự phòng. Danh sách hồ sơ bạn cũng có thể tạo bằng bảng tính excel. Sau đó bạn dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin tương ứng.

Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ mới

Hồ sơ liên tục được cập nhật theo các số liệu phát sinh. Bạn cũng cần phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. Việc bổ sung các giấy tờ còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại là vô cùng cần thiết.

3. Những tiện ích hỗ trợ sắp xếp hồ sơ văn phòng

Trong quá trình hoạt động, văn phòng doanh nghiệp sẽ có phát sinh ra nhiều loại hồ sơ khác nhau. Tuy nhiên, càng ngày số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng nhiều, có thể lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn tài liệu trong vòng vài năm. Khoa học công nghệ ngày càng phát triển, cùng với xu hướng số hóa tài liệu, các phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng này mang đến những tiện ích như sau:

Đối với quản lý

• Giúp tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ và chi phí quản lý hồ sơ cho doanh nghiệp.
• Giúp bạn dễ dàng kiểm soát, theo dõi và phê duyệt hồ sơ văn phòng ngay trên hệ thống.
• Phân quyền quản lý hồ sơ văn phòng chi tiết tới từng cá nhân, phòng ban.
• Bảo mật dữ liệu tuyệt đối, tránh nguy cơ bị rò rỉ và gây ra thất thoát thông tin.

Đối với nhân viên

• Giúp truy cập và chia sẻ hồ sơ trong nội bộ một cách dễ dàng và nhanh chóng
• Cung cấp dữ liệu để lập báo cáo và thống kê trình lên cấp trên dễ dàng.

4. Cách bảo quản và giữ gìn hồ sơ văn phòng

Sau khi bạn đã hoàn thành các công đoạn của cách sắp xếp hồ sơ văn phòng, thì quá trình bảo quản và giữ gìn hồ sơ văn phòng cũng cực kỳ quan trọng. Nếu như bảo quản không tốt, thì dễ dẫn đến hư hỏng hồ sơ, và đến lúc bạn cần tìm thì lại không thể nào tìm ra được.

Bạn nên tránh để tài liệu ở những nơi ẩm ướt, vì tài liệu đa số được in trên giấy. Ẩm ướt sẽ phá huỷ hồ sơ tài liệu của bạn, và khi cần dùng đến thì bạn lại không có.

Với những giấy tờ quan trọng, thì người chịu trách nhiệm nên tự mình bảo quản. Bạn sẽ yên tâm hơn và chắc chắn rằng những người không liên quan sẽ không được biết đến những tài liệu đó.

Trên đây Nội Thất The One đã chia sẻ đến bạn cách sắp xếp hồ sơ văn phòng sao cho dễ dàng và thuận tiện nhất. Tuỳ tình hình thực tế của văn phòng bạn mà bạn lựa chọn cách sắp xếp sao cho phù hợp nhất. Bạn cũng nên tham khảo thêm những cách sắp xếp hồ sơ hay ho để áp dụng cho văn phòng của mình.

Thông tin liên hệ:

• Miền Nam: 389-391 Điện Biên Phủ, P.25, Quận Bình Thạnh, TP HCM
• Hotline: 0903.758.775 – 0909.916.682 – 0909.129.135 – 0909.646.682
• Miền Bắc: 104-106 Phố Tân Mai, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 0903.420.678 – 0903.458.112 – 0934.658.112 – 0902.438.438
• Fanpage: facebook.com/noithattheonetphcm

>>> XEM THÊM:

• Cách Mở Tủ Locker Đơn Giản Tại Nhà Không Cần Gọi Thợ
• Cách Mở Khóa Tủ Văn Phòng Khi Mất Chìa Khóa [Mới Nhất 2023]
• Tư Thế Ngồi Máy Tính Chuẩn Mang Đến Nhiều Lợi Ích Sức Khỏe